Fuhrpark: Rechtliche Basis & Pflichten im Pberblick

Im Rahmen des Arbeitsschutzes ist der Unternehmer regelmäßig dazu verpflichtet, Maßnahmen zum Schutz seiner Mitarbeiter zu ergreifen. Hierunter fallen unter anderem allgemeine Arbeitsschutzunterweisungen. Werden diese Pflichten missachtet, droht der Verlust des Versicherungsschutzes bis hin zu Freiheits- und Geldstrafen für Geschäftsführung und Fuhrparkmanager.

Firmenfuhrparks sind darüber hinaus regelmäßig mit einer Vielzahl weiterer rechtlicher Anforderungen konfrontiert. Diese ergeben sich aus der Überlassung des Dienstfahrzeugs an den Mitarbeiter. Stellt der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern ein Arbeitsmittel, wie z. B. ein Dienstfahrzeug, zur Verfügung, ergeben sich für den Arbeitgeber und den Fuhrparkverantwortlichen verschiedene Pflichten, wie zum Beispiel die Führerscheinkontrolle, Fahrerunterweisung und UVV-Fahrzeugprüfung.

Wir geben einen Überblick über die allgemeinen Pflichten des Unternehmens im Rahmen des Arbeitsschutzes und die rechtlichen Grundlagen im Fuhrparkmanagement.

Unternehmerverantwortung

Halterverantwortung

Unternehmerverantwortung

Die Unternehmerverantwortung bezeichnet die generelle Verantwortung des Unternehmers. Sie beinhaltet die Bestimmung der Unternehmensziele sowie der Geschäftspolitik, jedoch auch die grundlegenden Entscheidungen, die im Unternehmen getroffen werden. Der Unternehmer definiert Maßstäbe für die Organisation und den Betriebsablauf und stellt die dafür erforderlichen Mittel zur Verfügung. Ein Bereich, dem dabei besondere Aufmerksamkeit zukommt, ist der Arbeitsschutz.

In Deutschland gilt ein duales System zum Arbeits- und Gesundheitsschutz. Hierbei wird der Arbeitsschutz auf den Staat und den Träger der gesetzlichen Unfallversicherung aufgeteilt. Diese Überlappung der Zuständigkeiten der staatlichen Behörden und der Berufsgenossenschaften als Träger der gesetzlichen Unfallversicherung ist in Paragraf 21 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) geregelt.

Arbeitsschutz umfasst nach Paragraf 2 Abs. 1 Arbeitsschutzgesetz die Bereiche der Verhütung von Arbeitsunfällen und von arbeitsbedingten Gesundheitsgefahren sowie die menschengerechte Gestaltung der Arbeit. Somit regelt das Arbeitsschutzgesetz nicht nur Maßnahmen zum Schutz des Lebens und der Gesundheit der Beschäftigten am Arbeitsplatz, sondern auch Maßnahmen, die unmittelbar dem Gesundheitsschutz dienen.

Im Rahmen des Arbeitsschutzgesetzes ist der Arbeitgeber verpflichtet, Maßnahmen für die Gesundheit und Sicherheit seiner Mitarbeiter zu ergreifen und Arbeitsunfällen vorzubeugen. Ein wichtiger Bestandteil dabei ist die regelmäßige Durchführung von (Sicherheits-)Unterweisungen im Unternehmen.

Nach Paragraf 13 des Arbeitsschutzgesetzes trägt der Unternehmer die Hauptverantwortung für die Sicherheit und den Gesundheitsschutz der Beschäftigten.

Halterverantwortung

Die Halterverantwortung bezeichnet die generelle Verantwortung des Fahrzeughalters für die Einhaltung der rechtlichen Pflichten, die sich im Zusammenhang mit der Überlassung eines Fahrzeugs an Mitarbeiter ergeben. Halter des Firmenfahrzeugs ist regelmäßig das Unternehmen selbst. Daher liegt die Halterverantwortung beim Unternehmen und der Geschäftsführung, die das Unternehmen vertritt.

Diese Verantwortung kann durch den Arbeitgeber allerdings an eine andere Person delegiert werden, wie es in der Praxis auch häufig der Fall ist.

Aus der Halterverantwortung heraus ergibt sich gleichzeitig auch die Halterhaftung: Der Halter des Fahrzeugs ist verantwortlich dafür, dass die mit der Übergabe eines Fahrzeugs einhergehenden Pflichten eingehalten werden.

Delegation von Unternehmer- und Halterpflichten

Die Unternehmer- und Halterpflichten liegen, wie der Name es schon vermuten lässt, beim Unternehmer bzw. dem Fahrzeughalter. Eine Übertragung der Pflichten an andere Personen im Unternehmen ist jedoch unter bestimmten Voraussetzungen möglich.

Delegation von Unternehmerpflichten

Die Unternehmerpflicht zur Gewährleistung von Sicherheit und Gesundheitsschutz der Beschäftigten bei der Arbeit (siehe § 13 ArbSchG) kann nach Paragraf 13 DGUV Vorschrift 1 vom Unternehmer delegiert werden. Paragraf 13 definiert hierbei folgende Voraussetzungen:

„Der Unternehmer kann zuverlässige und fachkundige Personen schriftlich damit beauftragen, ihm nach Unfallverhütungsvorschriften obliegende Aufgaben in eigener Verantwortung wahrzunehmen.“

Ergänzend dazu regelt Paragraf 7 ArbSchG die Übertragung von Aufgaben:

„Bei der Übertragung von Aufgaben auf Beschäftigte hat der Arbeitgeber je nach Art der Tätigkeiten zu berücksichtigen, ob die Beschäftigten befähigt sind, die für die Sicherheit und den

Auch die Anforderungen an die verantwortliche Person werden im Arbeitsschutzgesetz geregelt:

„(2) Der Arbeitgeber kann zuverlässige und fachkundige Personen schriftlich damit beauftragen, ihm obliegende Aufgaben nach diesem Gesetz in eigener Verantwortung wahrzunehmen. §13 ArbSchG“.

Grundsätzlich können im Rahmen des Arbeitsschutzes folgende Unternehmerpflichten übertragen werden:

Kontrolle von Maßnahmen des Arbeitsschutzes
Organisation ärztlicher vorsorge- und arbeitsmedizinischer Maßnahmen
Organisation von Erste-Hilfe-Maßnahmen
Veranlassung und Dokumentation von Prüfungen
Erstellung von Betriebsanweisungen
Durchführung und Dokumentation von Unterweisungen
Kontrolle von Schutzausrüstungen
Einhaltung von Hygienemaßnahmen und deren Überwachung

Delegation von Halterpflichten

Auch im Fuhrparkmanagement ist im Rahmen der Halterhaftung eine Übertragung der Pflichten möglich. Wie dies genau erfolgen kann, schauen wir uns im Detail an:

Halter des Fahrzeugs ist primär die Person, die über den Betrieb des Fahrzeugs einen Nutzen gewinnt. Dies ist in der Regel die Geschäftsleitung, denn sie überlässt das Fahrzeug einem Mitarbeiter, damit dieser seiner beruflichen Tätigkeit nachgehen kann. Meistenteils ist jedoch nicht die Geschäftsführung für das Fuhrparkmanagement und somit für die Halterpflicht im Unternehmen verantwortlich. Die Geschäftsführung kann die damit verbundenen Pflichten an eine verantwortliche dritte Person im Unternehmen übertragen. Mit dieser Delegation der Halterhaftung gehen die Pflichten von der Geschäftsführung auf den Dritten über.

Die Übertragung der Halterhaftung im Fuhrpark wird durch Paragrafen 9 OWiG bestimmt. Diese Übergabe ist an verschiedene Voraussetzungen geknüpft, damit die Halterhaftung wirksam übertragen werden kann. Hierzu zählen:

Es muss eine verantwortungsbewusste Person beauftragt werden.

Die Person muss sachkundig und mit den Aufgabendetails vertraut sein.

Die Übertragung muss gültig erfolgen.

Bei der Delegation ist darauf zu achten, dass diese ausdrücklich und nicht nur indirekt erfolgt. Beide Parteien müssen der Delegation der Aufgaben, zum Beispiel von der Geschäftsführung zum Fuhrparkmanager, zustimmen. Dies sollte in jedem Fall schriftlich dokumentiert werden, um in späteren Haftungsfällen eine eindeutig geregelte Halterverantwortung nachweisen zu können.

Mit der Delegation der Aufgaben an den Fuhrparkleiter ist die Geschäftsführung allerdings nicht komplett aus der Pflicht genommen, denn die Kontroll- und Überwachungspflicht (nach § 14 Abs. 1 StGB) bleibt weiterhin bestehen.

Ausführliche Informationen darüber, was bei der Delegation im Fuhrparkmanagement zu beachten ist, finden Sie im dazu passenden Beitrag: Delegation im Fuhrparkmanagement

Verantwortlichkeiten im Fuhrparkmanagement

Um zu klären, wer welche Rechte und Pflichten im Rahmen der Dienstwagenüberlassung hat und welche Halterpflichten daraus entstehen, werfen wir einen kurzen Blick auf die wichtigsten Begriffe.

Der Fahrzeughalter ist die Person, die regelmäßig, tatsächlich und wirtschaftlich über die Nutzung des Kraftfahrzeugs bestimmen kann. Der Fahrzeughalter ist dabei zum Beispiel das Unternehmen, welches das Fahrzeug einem Mitarbeiter überlässt. Dieser muss nicht identisch mit dem Fahrzeugeigentümer sein.

Der Fahrzeugführer, oder auch Fahrer genannt, ist die Person, die das Kraftfahrzeug lenkt und die tatsächliche Gewalt über das Steuer hat. Zum Führen eines Fahrzeugs ist nur berechtigt, wer geeignet und fahrtüchtig ist.

Zu den wichtigsten Pflichten des Fahrzeugführers oder Fahrers zählen:

Einhaltung der Verhaltensregeln aus Straßenverkehrs-Ordnung (StVO) und Straßenverkehrs-Zulassungsordnung (StVZO)
Sicherstellung der Vorschriftsmäßigkeit des Fahrzeugs
Beachtung der Regelungen zur Benutzung elektronischer Geräte zur Kommunikation

Mehr zu den Rechten und Pflichten von Fahrzeughalter und Fahrzeugführer erfahren Sie in unserem Beitrag: Fahrzeughalter, Fahrzeugführer, Fahrzeugeigentümer: Unterschiede und Pflichten

Die Aufgaben eines Fuhrparkmanagers sind demnach sehr umfangreich. In diesem Zusammenhang sind die Themen Führerscheinkontrolle, Fahrerunterweisung und Fahrzeugprüfung besonders relevant.

Pflichten des Fahrzeughalters

Versicherungspflicht

Versicherungspflicht: Der Halter ist dazu verpflichtet, das Fahrzeug zu versichern und für ausreichenden Versicherungsschutz zu sorgen (1 PflVG).

Steuerpflicht

Steuerpflicht: Der Halter ist verpflichtet die Steuer für das Kfz fristgerecht zu zahlen (§ 1 KraftStG).

Mitteilungspflicht

Mitteilungspflicht: Es besteht eine Mitteilungspflicht bei Änderung der Halterverhältnisse (§ 13 FZV). Gleiches gilt für Veränderungen am Fahrzeug. Dies ist erforderlich, um eine Aufrechterhaltung der Betriebserlaubnis zu gewährleisten.

Betriebserlaubnis

Betriebserlaubnis: Das Fahrzeug muss über eine gültige Betriebserlaubnis verfügen und der Fahrzeughalter muss dieses regelmäßig kontrollieren und für eine Instandhaltung sorgen (§ 16 StVZO).

Verkehrssicherheit

Verkehrssicherheit: Der Betrieb eines Fahrzeugs führt zu einer möglichen Gefährdung. Um dieser entgegenzuwirken, muss der Fahrzeughalter Maßnahmen zur Sicherheit des Fahrzeugs treffen (§ 7 StVG).

Rechtliche Grundlagen der Führerscheinkontrolle

Geschäftsführung und Fuhrparkmanager müssen im Rahmen der Halterhaftung für den Fuhrpark bei Überlassung eines Fahrzeugs sicherstellen, dass der Mitarbeiter über eine gültige Fahrerlaubnis verfügt. Die Führerscheinkontrolle basiert u. a. auf den Paragrafen 21 Abs. 1 Nr. 2, 21 Abs. 2 Nr. 1 und 21 Abs. 2 Nr. 3 StVG. Laut anwaltlicher Empfehlung sollte diese Kontrolle mindestens zweimal jährlich erfolgen. Jede Führerscheinkontrolle muss lückenlos dokumentiert werden. Bei Nichteinhaltung und im Falle eines Unfalls müssen Fuhrparkverantwortliche mit weitreichenden Konsequenzen rechnen.

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Mögliche Konsequenzen einer versäumten Führerscheinkontrolle

Strafrechtlich

Haftung von Geschäftsführung und Fuhrparkleitung, wenn Mitarbeitern ohne Fahrerlaubnis ein Dienstfahrzeug überlassen wird.

Konsequenzen: Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe.

Zivilrechtlich

Verlust oder Einschränkung des Versicherungsschutzes, wenn der Halter Mitarbeitern ohne Fahrerlaubnis ein Dienstfahrzeug überlässt.

Konsequenzen: Ggf. Leistungsfreiheit der Kasko-Versicherung & Regress bis zu 5.000 € durch Haftpflichtversicherung.

Organisationsverschulden

Wird ein unsicheres System zur Führerscheinkontrolle eingeführt oder genutzt, kann die Geschäftsführung haftbar gemacht werden.

Konsequenzen: Bußgeld von bis zu 1.000.000 €.

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Rechtliche Grundlagen der Fahrerunterweisung

Die gesetzlichen Grundlagen zur Durchführung der Fahrerunterweisung ergeben sich aus den Paragrafen 12 ArbSchG, 12 BetrSichV und 4 DGUV Vorschrift 1 sowie 35 DGUV Vorschrift 70. Bei Nichteinhaltung und im Falle eines Unfalls müssen Unternehmen mit weitreichenden Konsequenzen rechnen.

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Mögliche Konsequenzen einer versäumten Fahrerunterweisung

Keine Übernahme von Schäden

an Gesundheit und Leben durch die gesetzliche Unfallversicherung.

Konsequenzen:
Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe.

Bußgelder bis zu 10.000 €

an Unternehmensführung oder beauftragten Personen (§ 58 DGUV Vorschrift 70).

Konsequenzen:
Ggf. Leistungsfreiheit der Kasko-Versicherung & Regress bis zu 5.000 € durch Haftpflichtversicherung.

Bußgelder bis zu 1.000.000 €

bei Auswahl- oder Aufsichtsverschulden (§ 130 OWiG) im Unternehmen.

Konsequenzen:
Bußgeld von bis zu 1.000.000 €.

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Rechtliche Grundlagen der Fahrzeugprüfung nach UVV

Im Sinne des Arbeitsschutzes und der Unfallverhütung ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Fahrzeuge im Unternehmen regelmäßig auf ihren betriebssicheren Zustand prüfen zu lassen (§ 57 DGUV Vorschrift 70). Betriebssicherheit umfasst dabei die Verkehrs- und Arbeitssicherheit des Kraftfahrzeugs. Ein Fahrzeug darf nur dann von Mitarbeitern bewegt werden, wenn es betriebssicher ist. Eine Fahrzeugprüfung nach UVV durch einen Sachkundigen muss daher mindestens einmal jährlich durchgeführt werden. Die Fahrzeugprüfung im Sinne des Fahrzeugs als Arbeitsmittel und ihre Rahmenbedingungen sind klar im ArbSchG, der BetrSichV und den Vorschriften der Berufsgenossenschaften zur Unfallverhütung (DGUV) geregelt. Wird die UVV-Prüfung am Fahrzeug nicht vorgenommen, drohen Konsequenzen wie Bußgelder, die fehlende Übernahme von durch einen Arbeitsunfall bedingte Kosten sowie Regressansprüche durch den gesetzlichen Unfallversicherungsträger.

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Mögliche Konsequenzen einer nicht durchgeführten UVV-Prüfung

Keine Übernahme von Schäden

an Gesundheit und Leben durch die gesetzliche Unfallversicherung.

Konsequenzen:
Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe.

Bußgelder bis zu 10.000 €

an Unternehmensführung oder beauftragten Personen (§ 58 DGUV Vorschrift 70).

Konsequenzen:
Ggf. Leistungsfreiheit der Kasko-Versicherung & Regress bis zu 5.000 € durch Haftpflichtversicherung.

Bußgelder bis zu 1.000.000 €

bei Auswahl- oder Aufsichtsverschulden (§ 130 OWiG) im Unternehmen.

Konsequenzen:
Bußgeld von bis zu 1.000.000 €.

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Auswirkungen der Unternehmerverantwortung und Halterhaftung auf verschiedene Beteiligte im Unternehmen

Auf den ersten Blick scheint insbesondere der Fuhrparkverantwortliche beim Thema Halfterhaftung betroffen zu sein. Doch auch andere Beteiligte im Unternehmen sind involviert:

Geschäftsführung

Als Halter kann das Unternehmen Fahrzeuge (Dienstwagen, Poolfahrzeuge etc.) seinen Mitarbeitern überlassen. Der Geschäftsführer ist dann als gesetzlicher Vertreter in der Verantwortung, die damit verbundenen Pflichten einzuhalten. Eine Möglichkeit, diese Pflichten an andere Personen zu übertragen, ist die Delegation.

Fuhrparkmanagement

Fuhrparkmanager bekommen die Pflichten, die mit der Dienstwagenüberlassung einhergehen, übertragen. Darunter fallen beispielsweise die Führerscheinkontrolle, Fahrerunterweisung und Fahrzeugprüfung im Fuhrpark.

Finanzmanagement

Auch die Finanzabteilung des Unternehmens ist betroffen, und zwar genau dann, wenn es um das Versicherungsrisiko geht. Versicherungen kommen in der Regel nur für Schäden auf, wenn sich die versicherte Person oder das versicherte Unternehmen an alle Obliegenheiten gehalten hat. Die Nicht-Einhaltung der Führerscheinkontrolle, Fahrerunterweisung und Fahrzeugprüfung kann beispielsweise dazu führen, dass Schäden für Unfälle nicht durch die Versicherungen übernommen werden.

Mitarbeiter

Die Mitarbeiter wirken direkt an der Einhaltung gesetzlicher Pflichten mit. Es ist sinnvoll, ein generelles Verständnis für die dafür notwendigen Kontrollsysteme zu schaffen. Zusätzlich ist sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die rechtlichen Rahmenbedingungen kennen und es ihnen möglich ist, diese einzuhalten.

Betriebsrat

Der Betriebsrat hat eine Verantwortung zur Überwachung der Durchführung von Arbeitsschutzmaßnahmen. Darüber hinaus nimmt der Betriebsrat Anregungen und Beschwerden entgegen und leitet diese an die Unternehmensführung weiter. Dabei unterstützt er bei der Mängelbeseitigung.

Fachkraft für Arbeitssicherheit

Die Fachkraft für Arbeitssicherheit steht dem Unternehmer beratend zur Seite. Dies betrifft sicherheitstechnische Belange. Dabei unterstützt die Fachkraft für Arbeitssicherheit bei der Mängelbeseitigung und informiert Beschäftigte über Inhalte zum Arbeitsschutz.

Die Fachkraft für Arbeitssicherheit unterstützt bei der Durchführung von Gefährdungsbeurteilungen, der Erstellung von Betriebsanweisungen, der Durchführung von Unterweisungen und der Auswahl von Schutzausrüstung.

Betriebsarzt

Sofern ein Betriebsarzt im Unternehmen vorhanden ist, berät er alle Beteiligten zu arbeitsmedizinischen Belangen des Arbeitsschutzes und führt entsprechende arbeitsmedizinische Untersuchungen durch. Im Verantwortungsbereich des Betriebsarztes liegen auch Betriebsbegehungen und Informationen der Beschäftigten zum Arbeitsschutz.

Sicherheitsbeauftragter

Der Sicherheitsbeauftragte ist das Bindeglied zwischen Mitarbeitenden und Vorgesetzten. Er unterstützt den Unternehmer bei der Durchführung von Maßnahmen des Arbeitsschutzes und meldet sicherheitstechnische Mängel.
Die Aufgabe wird ehrenamtlich und während der Arbeitszeit wahrgenommen.

Absicherungsmöglichkeiten

Neben der eigentlichen Unternehmer- und Halterpflichten ist auch die Umsetzung dieser Pflichten relevant. Dabei können externe Dienstleister unterstützen. Am Beispiel der Themen Führerscheinkontrolle (Halterpflicht), Unterweisungen (Unternehmerpflicht) und Fahrzeugprüfung (Halterpflicht) schauen wir uns an, welche Aspekte bei der Auswahl des Dienstleisters berücksichtigt werden sollten.

Können Sie für Ihr gewähltes Kontrollsystem diese Fragen mit „Ja!“ beantworten? Dann sind Sie auf der (rechts-)sicheren Seite. Wenn nicht, kommen Sie auf uns zu, wir beraten Sie gerne!

Kontrollmethode: Können mit dem Führerscheinkontrollsystem alle Besonderheiten meines Fuhrparks abgedeckt werden (z. B. EU-Kartenführerscheine, ausländische Führerscheine, Papierführerscheine)?
Kontrollintervall: Sind unterschiedliche Kontrollintervalle abbildbar? Ist eine spontane Kontrolle möglich? Können problemlos mehr als zwei Kontrollen pro Jahr durchgeführt werden?
Umfang der Kontrolle: Erfasst und überwacht das Führerscheinkontrollsystem auch Schlüsselzahlen und die Gültigkeit von Fahrerlaubnisklassen? Wird das Ablaufdatum des Führerscheins erfasst?

Unterweisungstool: Ist das Tool von überall erreichbar? Muss hierfür eine Software auf einem Endgerät installiert werden? Auf welchen Endgeräten kann die Unterweisung durchgeführt werden?
Unterweisungsinhalte: Bilden die Unterweisungsinhalte alle erforderlichen Inhalte für Ihr Unternehmen ab? Lassen sich die Inhalte beispielsweise durch eigene PDF-Dokumente erweitern?
Zertifizierungen: Sind die zur Verfügung gestellten Inhalte durch die DGUV zertifiziert? Entsprechen diese dem aktuell rechtsgültigen Stand? Gibt es hierfür Nachweise durch den Anbieter?
Mehrsprachigkeit: Kann die Unterweisung in verschiedenen Sprachen durchgeführt werden?

Fahrzeugverwaltung: Welche Daten können zum Fahrzeug im System erfasst werden? Besteht eine Möglichkeit, Fahrzeuge zu Fahrern oder Mitarbeitern zuzuordnen?
Dokumentenverwaltung: Können neben UVV-Prüfberichten weitere Dokumente zum Fahrzeug gespeichert werden? Welche Funktionen bietet das Dokumentenmanagement?

Erinnerungen & Benachrichtigungen: Sind Erinnerungen an die Fahrer und Mitarbeiter personalisierbar und individualisierbar? Sind darüber hinaus weitere Erinnerungsfunktionen verfügbar? Kann bei der Wahl der Benachrichtigung zwischen verschiedenen Möglichkeiten gewählt werden? Z. B. E-Mails, SMS oder Push-Benachrichtigungen?
Verwaltung: Wie erfolgt die Verwaltung der Kontrollen und Unterweisungen? Gibt es ein zentrales Kundensystem? Welche Funktionen bietet dieses System? Z. B. Reportings, Mehrsprachigkeit, mehrere Benutzer?
Dokumentation: Ist der Nachweis über die durchgeführte Kontrolle oder Unterweisung rechts- und revisionssicher erbracht und kann bei Bedarf eingesehen werden? Kann der Nachweis über die Dokumentation im Streitfall für andere zugänglich und einsehbar gemacht werden?
Sicherheit: Sind datenschutzrechtliche Anforderungen abgedeckt und wird der Schutz Ihrer und der Daten Ihrer Mitarbeiter sichergestellt?

Führerscheinkontrolle

Unterweisungen

Fahrzeugprüfung

UVV Fahrzeugprüfung

Übergreifende Aspekte

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