Die Herausforderung
Zukunftssicher: apetito AG optimiert Fuhrparkmanagement
Für die apetito AG wurde die manuelle Kontrolle der Führerscheine sowie die UVV-Fahrzeugprüfung zu einer komplexen Herausforderung. Das Unternehmen ist dezentral organisiert und hat 22 Standorte in Deutschland. Der deutsche Fuhrpark der apetito Firmengruppe, zu der auch die Unternehmen apetito catering und COSTA Meeresspezialitäten gehören, besteht aus über 1000 Fahrzeugen. Die Fuhrparkverwaltung liegt in der Verantwortung von drei Fahrzeugmanagern, die sich zentral um die technische Verwaltung der Fahrzeugflotte kümmern.
Die physische Führerscheinkontrolle war vor allem für die Führungskräfte der nationalen Vertriebsmitarbeitenden eine große Herausforderung, da sich das Team über ganz Deutschland verteilt.
Zusammenkünfte mussten daher geplant und organisiert werden. Die durchgeführten Kontrollen wurden in Word-Dokumenten festgehalten und an das Fahrzeugmanagement verschickt. Der Prozess war sehr manuell und es wurde sehr viel Papier produziert.
Die zentrale Dokumentation der durchgeführten UVV-Prüfungen war bis zur Umstellung auf LapID lückenhaft. Die jährlichen UVV-Prüfungen wurden durchgeführt, jedoch wurden die UVV-Berichte in der Regel im Handschuhfach des betroffenen Fahrzeugs abgelegt. Nicht immer wurden Kopien an das Fahrzeugmanagement weitergeleitet.
Angesichts dieser Herausforderungen machte sich Heiko Schreck, Leiter Strategie, Distribution & Fahrzeugmanagement bei der apetito AG, gemeinsam mit ein paar ausgewählten Dienstwagenfahrer/innen auf die Suche nach einer automatisierten Lösung. Bei einer intensiven Internetrecherche fand das Team die Antwort: LapID. Bevor die Entscheidung endgültig fiel, testete Heiko Schreck die LapID Produkte persönlich. „Wir hatten noch einige andere Anbieter in der engeren Auswahl,“ berichtet er. „Doch letztlich gab die einfache Bedienbarkeit der Produkte den Ausschlag und, dass LapID die für uns entscheidenden Funktionen abdecken konnte.“
Großer Fuhrpark, Aufwand für Führerscheinkontrollen und Fahrzeugprüfung zu hoch
Dezentrale Organisation (des Fuhrparks) durch verschiedene Standorte
Anforderung:. zentralisierte, automatisierte und transparente Lösung für die gesamte Firmengruppe
Die Eckdaten
Eingesetzte Produkte: Führerscheinkontrolle mit LapID Driver App ergänzt um LapID Siegel und Manager App, Fahrzeugprüfung nach UVV
Verantwortlich für den Fuhrpark: Heiko Schreck, Leitung Strategie Distribution & Fuhrparkmanagement
Die Lösung
Führerscheinkontrolle und UVV-Fahrzeugprüfung: Effizienz durch Digitalisierung
Um sicherzustellen, dass alle Pkw-Dienstwagenfahrer/innen der apetito AG, apetito catering und COSTA gültige Führerscheine besitzen, nutzt das Unternehmen nun die LapID Führerscheinkontrolle. Wenn eine Führerscheinkontrolle ansteht, erhalten die Mitarbeitenden eine Erinnerung per E-Mail, SMS oder Push-Benachrichtigung. Für die Art der Kontrolle gibt es bei LapID drei verschiedene Möglichkeiten, die den Fahrer/innen individuell zugewiesen werden können. Die meisten Dienstwagennutzer/innen der apetito AG, apetito catering und COSTA nutzen die LapID Driver App, die für alle EU-Kartenführerscheine funktioniert. Diese KI-gestützte Lösung ermöglicht es den Fahrer/innen, ihren Führerschein in kürzester Zeit selbst zu überprüfen – einfach das Smartphone mit der Kamerafunktion über den Führerschein schwenken, um die Hologramme sichtbar zu machen. Anhand dieser Aufnahmen wird in einem mehrstufigen Prozess die Echtheit des Dokuments überprüft.
Für Fahrer/innen, die kein Smartphone nutzen oder noch einen Papierführerschein besitzen, bietet sich das LapID Siegel oder die LapID Manager App an. Bei dem LapID Siegel handelt es sich um einen Chip auf dem Führerschein, der mittels NFC-Technologie an einem Prüfmedium ausgelesen wird. Das kann entweder an einer der 1200 öffentlichen Prüfstationen oder über das Smartphone erfolgen.
Die Manager App unterstützt bei einer sichtgestützten Kontrolle vor Ort durch den Fuhrparkmanager. Bei EU-Kartenführerscheinen erfasst sie die Führerscheinnummer automatisch, bei Papier- oder anderen ausländischen Führerscheinen kann der Fuhrparkmanager die Nummer einfach in die App eingeben. Diese flexiblen Lösungen gewährleisten, dass alle Mitarbeitenden der apetito AG, apetito catering und COSTA ihre Führerscheinkontrolle sicher und schnell durchführen können.
An die Termine der UVV-Fahrzeugprüfung werden die Mitarbeitenden ebenfalls erinnert. Nach erfolgter Prüfung können die Berichte bequem über das Smartphone hochgeladen werden. Die Fuhrparkverantwortlichen werden über den Eingang des Berichts informiert und können mögliche Mängel in der Fahrzeugakte vermerken. Anschließend wird der Bericht rechtssicher gespeichert.
Im LapID System haben Heiko Schreck und sein Team nun stets einen Überblick über alle Prüfungen. Ein Dashboard zeigt übersichtlich, welche Führerscheinkontrollen und UVV-Fahrzeugprüfungen anstehen oder überfällig sind. Im System können sie zudem die verschiedenen Nutzergruppen, Unternehmensbereiche und Kostenstellen einsehen und verwalten.
Die apetito-Fahrzeugmanagement-Team nutzt zusätzlich die Funktion der Ablauffristen, die es ermöglicht, beliebige Termine im Fuhrpark zu überwachen. Das Unternehmen setzt diese Funktion für die Fahrer/innen der Elektrofahrzeuge ein, um damit Termine für die Prüfung der Ladekabel (DGUV) festzuhalten.
Das Plus bei LapID
Persönlicher Support und reibungslose Implementierung
Der Implementierungsprozess verlief problemlos: „Wir haben die Einführung der neuen Produkte mit Unterstützung von LapID sorgfältig geplant und die Mitarbeitenden über jeden Schritt informiert. LapID hat uns dafür Unterlagen zur Verfügung gestellt und uns sogar Feedback zu selbst erstellten Dokumenten gegeben. Alle sind froh über den Fortschritt und den digitalen Workflow“, so Heiko Schreck. Die Mitarbeitenden der apetito AG, apetito catering und COSTA können sich nun wieder mehr auf die Haupthandlungsfelder und ihre Kund/innen konzentrieren.
Aber auch mit der Kommunikation nach Vertragsabschluss ist Stephan Faut, verantwortlicher Fahrzeugmanager für die Dienstwagen, mehr als zufrieden: „Der persönliche Support ist immer erreichbar. Die Berater verstehen unser operatives Geschäft und die Anforderungen und bieten uns hilfreiche Lösungsangebote.“

Tipps für andere Unternehmen
Zeitersparnis & Rechtssicherheit als entscheidende Faktoren
Anderen Unternehmen, die vor der Entscheidung stehen, auf digitale Prozesse umzusteigen, rät Heiko Schreck: „Die Rechtssicherheit, die man schafft, ist das Investment wert. Die Zeitersparnis ist enorm und die effiziente Gestaltung des Prozesses sorgt für Entlastung.“
Warum er LapID als Anbieter empfiehlt: „Das Unternehmen ist sehr professionell aufgebaut, die Mitarbeitenden bei LapID haben ein gutes Verständnis vom Fuhrpark. Unsere Mitarbeitenden im Unternehmen wurden sehr gut abgeholt und informiert. Die Nähe zum operativen Prozess ist ein großer Vorteil von LapID.“
Heiko Schreck
Apetito AG / Leiter Strategie, Distribution & Fahrzeugmanagement

Das ist die apetito AG
„Einfach immer besser“ – das ist die Mission der apetito AG. Seit über 66 Jahren arbeiten die Mitarbeitenden des Familienunternehmens mit Leidenschaft daran, einfache, innovative Ernährungs- und Service-Lösungen zu kreieren. Das selbstgesteckte Ziel des Unternehmens lautet: Menschen in verschiedensten Lebenssituationen Tag für Tag mit gutem Essen zu versorgen. Die apetito AG mit Hauptsitz in Rheine ist in sieben europäischen Ländern sowie den USA und Kanada tätig. Nachhaltigkeit und Verantwortungsbewusstsein sind für die apetito AG wichtige Grundpfeiler.
Daher soll auch die Flotte des Unternehmens in Zukunft weiter elektrifiziert werden. Bereits jetzt sind drei vollelektrische 18,7 Tonner Tiefkühl-LKW im operativen Einsatz. Vier vollelektrische Lieferfahrzeuge mit mobilen Convektomaten sind im Bereich der Seniorenbelieferung (B2C) bereits auf den Straßen. Ziel ist es, jedes Jahr weitere Verbrenner gegen vollelektrische Fahrzeuge auszutauschen.