Die Herausforderung
Wachsende Unternehmensgröße und Effizienz im Fuhrpark
Die WOLFF & MÜLLER EINKAUFSPARTNER GmbH ist ein Vorreiterunternehmen, wenn es um die digitale Führerscheinkontrolle geht. Denn bereits vor 10 Jahren hat das Unternehmen die Durchführung der Führerscheinkontrolle von manuell auf digital umgestellt. Zu diesem Zeitpunkt steckte das Thema bei anderen Unternehmen noch in den Kinderschuhen.
Als Einkaufsspezialist ist das Unternehmen nicht nur für sich, sondern auch für externe Kunden und für die gesamte WOLFF & MÜLLER Firmengruppe tätig. Das stetige Unternehmenswachstum, weitere Standorte und eine immer größer werdende Firmenflotte machten sich auch im Fuhrparkmanagement bemerkbar. Mit steigender Zahl von Dienstwagennutzern stieg auch der Aufwand für die Durchführung von Führerscheinkontrollen und Fahrerunterweisungen. Die dezentrale Organisation durch verschiedene Standorte stellte eine zusätzliche Herausforderung dar. Inzwischen hat die WOLFF & MÜLLER Firmengruppe rund 2.200 Mitarbeiter an 25 Standorten deutschlandweit.
Zur Lösung dieser Herausforderungen war das Unternehmen auf der Suche nach einer zentralisierten, zeitsparenden und transparenten Lösung für die gesamte Firmengruppe. Fündig wurde WOLFF & MÜLLER EINKAUFSPARTNER – klassisch via Ausschreibung – bei LapID, worüber inzwischen nicht nur die Führerscheinkontrolle, sondern auch die Fahrerunterweisung nach UVV abgebildet wird.
Stetiges Unternehmenswachstum, weitere Standorte und eine immer größer werdende Flotte
Größerer Aufwand für Führerscheinkontrollen und Fahrerunterweisungen mit steigender Anzahl an Dienstwagennutzern
Dezentrale Organisation (des Fuhrparks) durch verschiedene Standorte
Anforderung:. zentralisierte, zeitsparende und transparente Lösung für die gesamte Firmengruppe
Die Eckdaten
Eingesetzte Produkte: Führerscheinkontrolle mit LapID Driver App ergänzt um LapID Siegel und Manager App, Fahrerunterweisung nach UVV
Verantwortlich für den Fuhrpark: Gönül Göksungur, Strategische Einkäuferin & Fuhrparkleitung
Die Lösung
Das hochwertige LapID System für mehr Sicherheit und Effizienz
Mit 18 Jahren Erfahrung bietet LapID als führender Anbieter von Compliance-Lösungen verschiedene Kontrollmethoden zur Durchführung der digitalen Führerscheinkontrolle an. Diese können je nach den Voraussetzungen im Fuhrpark ausgewählt und individuell miteinander kombiniert werden. Bei WOLFF & MÜLLER kommt insbesondere die LapID Driver App zur Durchführung der Führerscheinkontrolle zum Einsatz.
So können alle Mitarbeiter der Unternehmensgruppe die Führerscheinkontrolle von unterwegs oder an ihren jeweiligen Standorten selbstständig durchführen. Der KI-geführte Kontrollprozess erfolgt ohne viel Aufwand innerhalb weniger Minuten. Mittels der App wird eine Aufnahme vom Führerschein erstellt, die im ersten Schritt mithilfe einer künstlichen Intelligenz die Sicherheitsmerkmale des Führerscheins prüft und anschließend in einem nachgelagerten Kontrollprozess final verifiziert wird. Die Mitarbeitenden erhalten innerhalb von wenigen Stunden eine Rückmeldung darüber, ob die Kontrolle erfolgreich war.
Ergänzt wird die Driver App bei WOLFF & MÜLLER durch die Führerscheinkontrolle via Siegel und mit der Manager App. Die Siegelkontrolle ist mit Hilfe einer Prüfstation ebenfalls selbstständig durchführbar. Die Manager App unterstützt das Fuhrparkmanagement bei der Sichtkontrolle.
Der vor- und nachgelagerte Prozess zur Terminvereinbarung der Führerscheinkontrolle erfolgt automatisch im LapID System. Frau Göksungur und ihr Team müssen nur in Ausnahmefällen tätig werden, wenn Termine nicht eingehalten werden. Das eigenständige Handeln ihrer Fahrer ist für sie von unschätzbarem Wert und die größte Entlastung.
Ähnlich läuft es bei der LapID Fahrerunterweisung. Automatisch werden die Mitarbeiter daran erinnert, dass eine Unterweisung ansteht. Diese kann selbstständig am eigenen Arbeitsplatz, im Homeoffice oder von unterwegs bearbeitet werden. Die Lektionen sind interaktiv aufbereitet und enthalten am Ende oder zwischen den einzelnen Themen kurze Tests zur Verständnisabfrage. Sie können jederzeit pausiert oder nochmal wiederholt werden. Der Zeitaufwand beträgt hier meist nicht mehr als 30 Minuten.
Um höchste Qualität und Sicherheit zu gewährleisten, setzt LapID nicht nur auf den aktuellen Stand der Technik. Das Unternehmen lässt seine Auftragsverarbeitung jährlich durch den TÜV Süd prüfen. Außerdem basieren alle Unterweisungsinhalte auf den Richtlinien der DGUV.
„Neben all den positiven Faktoren, die die Digitalisierung dieser Prozesse mit sich bringt, ist die größte Veränderung das selbstständige Handeln der Fahrer. Die Fahrer werden über die anstehenden Kontrollen und Unterweisungen von LapID informiert und können diese über die verschiedenen Kontrollmethoden selbst durchführen. Das Fuhrparkmanagement bekommt nur bei Versäumnis der Erinnerungen etwas mit.“
Gönül Göksungur
Strategische Einkäuferin & Fuhrparkleitung
Das Plus bei LapID
Rechtssicherheit und Entlastung im Einklang
Neben der Qualität punktet LapID auch mit seinem Kundensupport, der weit über den Vertragsschluss hinausgeht: „Die gute Kommunikation und Zusammenarbeit nach Vertragsschluss schätzen wir sehr“, bestätigt Gönül Göksungur. Zusätzlich überzeugt sie, dass LapID sowohl eine größtmögliche Entlastung als auch eine rechtlich sichere Lösung bietet: „Wir haben nach einem Dienstleister gesucht, der uns – neben der Führerscheinkontrolle – auch die Fahrerunterweisung zentralisiert und digital anbietet. Hier ist es uns wichtig, dass das Fuhrparkmanagement hinsichtlich dieser Dienstleistungen entlastet wird und nach den aktuell geltenden Gesetzen rechtens gehandelt und Eskalationsempfänger hinterlegt werden, wenn fahrerseitig nicht gehandelt wird.“
Tipps für andere Unternehmen
Prozessoptimierung steigert die Mitarbeiterzufriedenheit
Viele Unternehmen stehen vor der Frage, ob und welche digitalen Prozesse im Unternehmen sinnvoll sind. Denn die Umstellung bestehender Arbeitsabläufe ist immer auch eine Kostenfrage. Dabei greifen Prozesse und Kosteneinsparungen ineinander und tragen zum gegenseitigen Erfolg bei, bestätigt Frau Göksungur: „Prozessoptimierungen sind mindestens genauso wichtig wie direkte Kosteneinsparungen und ersteres erreicht ein Unternehmen teilweise nur, wenn die operativen Prozesse geschmälert werden“. Aktuelle Prozesse zu evaluieren und anzupassen lohnt sich also nicht nur aus Kostensicht, sondern kann auch die Produktivität steigern. Für die Einführung der digitalen Führerscheinkontrolle sieht Frau Göksungur noch einen weiteren Zusammenhang und hat einen ganz klaren Tipp für andere Unternehmen:
Gönül Göksungur
WOLFF & MÜLLER EINKAUFSPARTNER GmbH / Strategische Einkäuferin & Fuhrparkleitung
Das ist die WOLFF & MÜLLER EINKAUFSPARTNER GmbH
Vom lokalen Bauunternehmen bis zum führenden Baudienstleister – so hat sich WOLFF & MÜLLER von Mitte der 1930er Jahre bis heute entwickelt. Um möglichst prozess- und kostenoptimiert für das Unternehmen agieren zu können, hat sich im Jahr 2007 die WOLFF & MÜLLER Baubeschaffung GmbH gegründet. Die Umbenennung folgte dann im Jahr 2012 in WOLFF & MÜLLER EINKAUFSPARTNER GmbH. Seither ist das Unternehmen Beschaffungsexperte für Güter und Dienstleistungen über die Bauindustrie hinaus. Sie beraten ca. 700 Firmen rund um die Prozessoptimierung, Effizienzsteigerung im Einkauf und optimale Strategieerarbeitung.
Die tägliche Arbeit der WOLFF & MÜLLER EINKAUFSPARTNER GmbH ist auf drei Säulen gestützt: Beratung, E-Procurement und Rahmenverträge. Als Einkaufsverband können sie verschiedene Bereiche miteinander bündeln, wie Baumaschinenmiete, Tankkarten, Werkzeuge u. v. m. Die ausgehandelten Konditionen stehen nicht nur dem eigenen Unternehmen, sondern auch externen Kunden zur Verfügung. Einzigartig macht das Unternehmen die Spezialisierung auf die indirekte Beschaffung sowie die kostenlose und unverbindliche Nutzung der ausgehandelten Konditionen. Das alles gibt es als Komplettlösung von der Beratung, über die Rahmenverträge bis hin zur eigenen E-Procurement-Plattform.
Aufgrund der hervorragenden Qualität und des erstklassigen Service von LapID bietet die WOLFF & MÜLLER EINKAUFSPARTNER GmbH die Produkte auch ihren eigenen Kunden an.