Mit LapID zur digitalen Führerscheinkontrolle beim Full-Service-Anbieter Henry Schein

Ein enormer Aufwand, lange Anfahrtswege und Kontrollen über Wochen hinweg – für die Henry Schein Services GmbH wurde die Überprüfung der Führerscheine in ihrem Fuhrpark immer mehr zur Belastung. Der Anbieter von Produkten und Dienstleistungen für niedergelassene Humanmediziner, Zahnärzte und Dentallabore hat deutschlandweit 10 Dental Information Center (DICs) und 23 Filialen. Jeder Standort setzte eigene Mitarbeiter für Überprüfung, Protokollierung und Dokumentation der Führerscheine ein.

Marco Graf, Manager im Einkauf der Henry Schein Services GmbH ist auch für die zentrale Fuhrparkverwaltung verantwortlich. Für den erfahrenen Mitarbeiter war der manuelle Kontrollprozess auf Dauer nicht praktikabel: „Ich hatte bereits von der LapID Führerscheinkontrolle gehört. Häufig haben mir neue Kollegen davon berichtet, weil sie das System schon von ihrem vorherigen Arbeitgeber kannten.“ Ein Gespräch mit dem LapID-Team auf einer großen Messe überzeugte ihn schließlich, das System zu integrieren.

Um den unterschiedlichen Anforderungen im Unternehmen gerecht zu werden, entschied sich die Henry Schein Services GmbH für LapID und setzt heute alle drei Kontrollmethoden ein:

LapID Driver App: Unabhängige Kontrolle per Smartphone, standortunabhängig und sekundenschnell.

LapID Siegel: Alternative für Nutzer ohne Smartphone oder ohne App-Nutzung. Das Siegel lässt sich an ca. 1.200 Prüfstationen deutschlandweit oder über die Driver App auslesen und bietet hohe Sicherheit durch Sollbruchstelle.

LapID Manager App: Persönliche Kontrolle durch geschulte Mitarbeiter vor Ort.

Die Flexibilität im System kann das Unternehmen direkt an seine Mitarbeiter weitergeben. So werden die Kontrollmethoden gewählt, die am besten in den Alltag des Mitarbeiters und zu dessen Rahmenbedingungen (z.B. Art des Führerscheins) passen.

Vorteile der digitalen Lösung:

• Mitarbeiter erhalten eine Erinnerung zur Führerscheinkontrolle per E-Mail, SMS oder Push-Benachrichtigung.
• Die Kontrolle via Driver App erfolgt in wenigen Sekunden über das Smartphone – ganz ohne Anfahrt.
• Mit dem Siegel oder der Manager App können Führerscheine flexibel und dennoch digital bzw. automatisiert kontrolliert werden.
• Ergebnisse der Prüfung stehen zeitnah zur Verfügung.
• Eskalationsstufen können individuell definiert werden (bspw. automatische Benachrichtigung bei Überziehungsfällen).

Die Einführung der digitalen Führerscheinkontrolle verlief bei der Henry Schein Services GmbH weitgehend ohne Probleme. Dass es bei der Einführung eines digitalen Systems vereinzelt Stimmen gibt, die erst einmal Einwände gegen das System haben ist durchaus üblich – insbesondere wenn sensible Daten im Spiel sind. „Natürlich gibt es immer vereinzelt Kollegen, die zunächst skeptisch sind, wenn der Führerschein von einer App ‚ausgelesen‘ wird. Aber für die meisten Mitarbeiter war das überhaupt kein Problem“, berichtet Marco Graf. Die hohen Standards an Sicherheit und Datenschutz bei LapID halfen schließlich dabei, anfängliche Bedenken auszuräumen.

Henry Schein profitiert durch die digitale Führerscheinkontrolle in mehrfacher Hinsicht:

• Effizient: Deutliche Zeit- und Prozesskostenersparnis
• Automatisiert: Erinnerungs- und Eskalationsprozesse laufen automatisch, manuelles Nachfassen entfällt.
• Benutzerfreundlich: Einfache Handhabung für Fahrer und Verwaltung.
• Sicher: Höchste Datenschutz- und Sicherheitsstandards, rechtssicheres Handling.
• Support: Persönliche Betreuung durch das LapID-Team bei Fragen oder Rückmeldungen.

Für das Fuhrparkmanagement bedeutet die neue Lösung vor allem eines: mehr Zeit und mehr Sicherheit. Besonders spürbar ist das für das Team rund um Marco Graf bei Erinnerungen und Eskalationen: „Das Koordinieren und ständige Nachfassen bei Kollegen, die die Kontrolle vergessen hatten, war früher sehr mühsam und zeitaufwendig. Dies nun an ein digitales System zu übergeben, entlastet deutlich.“

Oftmals zögern Unternehmen bei der Digitalisierung bestehender Prozesse noch. Marco Graf hat für diese einen Tipp: „Wo man digitalisieren und dadurch Prozesse verbessern und effizienter gestalten kann – einfach machen.“

Die Umstellung auf die digitale Führerscheinkontrolle von LapID hat im Fuhrparkmanagement der Henry Schein Services GmbH spürbare Erleichterungen gebracht. Sowohl für  die Teams in der Verwaltung als auch den Mitarbeitern auf der Straße. „Dienstwagenfahrer können die Kontrolle nach Erhalt der Aufforderung jederzeit bequem über ihr Smartphone innerhalb kürzester Zeit erledigen. Die Kollegen an unseren Standorten sind dadurch komplett entlastet, da sie sich nicht mehr selbst um die Überprüfung kümmern müssen“, bestätigt Marco Graf.