Margarita Schmitt
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Für jedes Unternehmen, welches über eine Fahrzeugflotte verfügt, ist die Einrichtung eines speziellen Bereichs für den Fuhrpark sinnvoll: Das Flotten- oder Fuhrparkmanagement.

Das Flottenmanagement befasst sich neben rechtlichen Grundlagen, wie der Car Policy und dem Dienstwagenüberlassungsvertrag, auch mit praktischen Themen, wie der Führerscheinkontrolle, Fahrerunterweisung und Fahrzeugprüfung. Zusätzlich spielen auch die Kosten im Fuhrpark eine große Rolle. Dies betrifft insbesondere Schäden oder Kraftstoffkosten, aber auch Ordnungswidrigkeiten von Dienstwagenfahrern können zu Kosten im Fuhrparkmanagement führen.

Auf dieser Seite fassen wir die wichtigsten Bestandteile des Flottenmanagements zusammen.

Car Policy – Dienstwagenüberlassungsvereinbarung – Grundsätzliche Regelung

Car Policy, Dienstwagenrichtlinie, Dienstwagenordnung oder Dienstwagenvertrag – die Dienstwagenüberlassungsvereinbarung hat viele verschiedene Namen und doch meinen alle dasselbe: Eine schriftliche Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer über die Überlassung eines Dienstfahrzeugs. Bei der Car Policy handelt es sich um eine allgemeine Regelung, die nicht mit jedem Mitarbeiter einzeln getroffen wird. Bei der Überlassungsvereinbarung besteht hingegen eine einzelvertragliche Regelung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Die Car Policy beschreibt, welche Mitarbeiter welche Fahrzeugkategorien fahren dürfen und welche Ausstattungsmerkmale in Frage kommen. Sonderausstattungen sowie Bestell- und Rückgabeprozesse werden ebenfalls über die Car Policy eines Unternehmens geregelt. Der Dienstwagenüberlassungsvertrag als Regelung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer basiert auf der Car Policy und beinhaltet die Details der Überlassung. Dazu zählen die Rechte und Pflichten des Mitarbeiters, dem der Dienstwagen überlassen wurde, sowie die Pflichten des Arbeitgebers, die sich aus der Überlassung ergeben. Der Dienstwagenüberlassungsvertrag wird stets schriftlich vereinbart. In der Car Policy wird neben dem Namen des Fahrers und dem überlassenden Unternehmen auch das Fahrzeug, welches überlassen wird, im Detail aufgeführt. Hierfür sind Marke, Kennzeichen, Fahrgestellnummer und Modell des Fahrzeugs erforderlich.

Bestandteile der Car Policy und des Dienstwagenüberlassungsvertrags

Wichtige Bestandteile des Überlassungsvertrags sind:

  • Vereinbarungen über Privatnutzung,
  • Kostenübernahme für Wartung, Reparaturen und Versicherungen durch den Arbeitgeber,
  • Haftungsverteilung in Unfallsituationen.

Darüber hinaus sollten folgende Punkte geregelt werden:

  • Tankkartennutzung,
  • Auslandsfahrten,
  • Verhalten bei Unfällen und Diebstählen (interne Meldeprozesse),
  • Überlassung an Dritte,
  • Abholung und Rückgabe des Dienstwagens,
  • Ansprechpartner.

Ein besonders wichtiger Abschnitt in Dienstwagenüberlassungsvereinbarungen befasst sich mit dem Widerrufsrecht, denn Arbeitgeber haben nicht ohne Weiteres die Möglichkeit den überlassenen Dienstwagen wieder zurückzufordern. Dieses Widerrufsrecht greift insbesondere dann, wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt oder beispielsweise aufgrund von Krankheit längere Zeit nicht zur Verfügung steht. Hierfür müssen allerdings alle theoretisch möglichen Fälle im Widerrufsrecht definiert werden.

bestandteile car policy
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Beschaffung

Bei der Anschaffung von Firmenfahrzeugen stellt sich für Unternehmen immer wieder die Frage nach der idealen Finanzierung. Lohnt es sich ein Fahrzeug fest für das Unternehmen zu beschaffen oder ist Leasing die bessere Alternative? Hierbei kommt es immer auf die individuellen Anforderungen des einzelnen Fuhrparks an, denn beide Varianten haben ihre Vor- und Nachteile. Nach einer Befragung des Corporate Vehicle Observatory (CVO) setzen immer mehr Firmen auf Leasing-Fahrzeuge. Gerade große Firmen tendieren zum Leasing, in kleineren und mittleren Unternehmen hält sich die Zahl der gekauften und geleasten Fahrzeuge hingegen noch die Waage.

Finanzierung & Kauf

Bei der Finanzierung eines Fahrzeugs beziehungsweise dessen Kauf wird der Vermögensgegenstand über Kapital des Unternehmens beschafft. Je nach Art der Finanzierung wird hier zwischen Eigenkapitalfinanzierung und Fremdkapitalfinanzierung unterschieden.

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Bei der Finanzierung durch Eigenkapital verwendet das Unternehmen beispielsweise Gewinne zum Kauf des Vermögensgegenstandes oder erweitert das Eigenkapital durch die Aufnahme neuer Beteiligter am Unternehmen (Eigenfinanzierung). Wird die Finanzierung hingegen über externes Vermögen durchgeführt, spricht man von Fremdfinanzierung. Diese basiert auf Krediten und Darlehen von Finanzinstituten. Hier sind Zinszahlungen und Rückzahlungsbedingungen zu berücksichtigen. Bei der Art der Finanzierung wird zwischen drei Formen unterschieden:

  • Neuinvestition,
  • Ersatzinvestition und
  • Erweiterungsinvestition.

Investitionen können hierbei kurz-, mittel- oder langfristig sein, je nachdem, wie lange die Finanzierung läuft und wie lange der Vermögensgegenstand im Unternehmen verweilen soll.

Leasing

Bei Leasing handelt es sich um eine spezielle Finanzierungsform. Der Leasinggeber überlässt als Eigentümer dem Leasingnehmer eine Sache zum Gebrauch. Für das Leasingobjekt wird über den vereinbarten Zeitraum eine Leasingrate gezahlt. Die Besonderheit am Leasing ist, dass der Leasingnehmer kein Eigentum am Leasingobjekt erwirbt, vielmehr steht das Nutzungsrecht im Vordergrund.

Unterschieden werden kann grundsätzlich zwischen zwei Formen des Leasings:

  • Direktes Leasing (Leasingobjekt wird direkt vom Hersteller bezogen)
  • Indirektes Leasing (Leasingobjekt wird über eine Leasinggesellschaft bezogen)

Für Fuhrparks bieten sich beide Varianten an. Entweder wird das Fahrzeug direkt beim Autohersteller geleast, dann wird meist die gesamte Flotte durch dieselbe Marke gestellt, oder man wählt den Weg des indirekten Leasings über eine Leasinggesellschaft. Letzteres ist insbesondere dann sinnvoll, wenn unterschiedliche Automarken im Fuhrpark zugelassen sind.

Leasing eignet sich in der Regel für langfristig und selbstständig verwendbare Vermögensgegenstände, Vermögensgegenstände des Umlaufvermögens oder Gegenstände, die ihre Selbstständigkeit durch Ein- oder Umbauten verlieren, eigenen sich hingegen nicht.
Bilanziell wird das Leasingobjekt in der Regel beim Leasinggeber erfasst. Der Leasingnehmer hat meist nur die Möglichkeit die Leasingraten als sonstige betriebliche Aufwendungen abzusetzen. Das Leasingobjekt selbst erscheint hierbei nicht in der Bilanz.
Beim Finanzierungsleasing kann der Leasingnehmer zwischen verschiedenen Optionen wählen:

  • Verträge ohne Option,
  • Verträge mit Kaufoption,
  • Verträge mit Mietverlängerungsoption.

Hierbei wird eine bestimmte Grundmietzeit vereinbart, nach deren Ablauf der Leasingnehmer entscheiden kann, ob er den Gegenstand übernimmt und kauft, weiter mietet oder der Leasingvertrag ausläuft. Diese Art des Leasings eignet sich insbesondere, wenn bestimmte Vermögensgegenstände über einen längeren Zeitraum getestet werden wollen und danach die Entscheidung über den Kauf fallen soll.

 

 

Unterschiede Leasing vs. Kauf

Leasing

Kauf

Auto bleibt Eigentum der Leasinggesellschaft

Eigentum am Fahrzeug samt Anspruch auf Garantie

Schonung des Eigenkapitals / höhere Liquidität

Auto kann frei eingesetzt oder verkauft werden

Leasingraten sind als Betriebsausgaben absetzbar

Bindung von Kapital

Unternehmen können von Rabatten der Anbieter profitieren

Abschreibungen mindern den Gewinn

Fuhrpark ist immer auf dem neusten Stand

Keine Planungssicherheit der laufenden Betriebslosten

Einschränkungen bei der Nutzung

Kein umständliches / unsicheres Rückgabeprozedere

Planungssicherheit / sichere Kalkulationsbasis

Restwertrisiko

Kein Restwertrisiko bei Kilometerverträgen

Verkauf der Fahrzeuge in Eigenregie (Gewährleistungspflicht)

Eventuell Nachzahlungen und Probleme bei der Rückgabe

Aufwendinge Kapitalbeschaffung

Versicherungsumfang kann selbst bestimmt werden

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Mobilitätsmanagement

Auch im Fuhrparkmanagement wächst die Bedeutung des Mobilitätsmanagements stetig, doch was ist hierunter überhaupt zu verstehen? Mobilitätsmanagement meint die Förderung des nachhaltigen Verkehrs und die Verringerung der Auto-Nachfrage durch eine Veränderung der Einstellungen und Verhaltensweisen der Verkehrsteilnehmer, so besagt es das MAX-Konsortium und die European Platform in Mobility Management. Aus diesem Grundgedanken leiten sich folgende Hauptziele des Mobilitätsmanagements ab:

  • Reduzierung motorisierter Fahrzeugbewegungen
  • Förderung einer effizienten, umwelt- und sozialverträglichen Mobilität

 

Durch die Einsparung von Emissionen und anderen negativen Effekten des Nah- und Fernverkehrs wird langfristig ein umweltfreundlicher und nachhaltiger Verkehr angestrebt. Im Rahmen des Mobilitätsmanagements befassen sich auch immer mehr Fuhrparkverantwortliche mit umweltfreundlichen Lösungen, um die Mobilität der Mitarbeiter nachhaltiger zu gestalten. Alternative Fortbewegungsmöglichkeiten, neben dem eigenen Dienstwagen, sind hier:

  • Öffentliche Verkehrsmittel
  • Carsharing-Lösungen
  • Fahrräder

 

Öffentliche Verkehrsmittel und Fahrräder lassen sich hierbei besonders gut durch den Arbeitgeber subventionieren. Durch die Bereitstellung eines Job-Tickets für öffentliche Verkehrsmittel kann die Anzahl der Mitarbeiter, die täglich mit dem PKW zur Arbeit pendeln, deutlich reduziert werden – aber auch Fahrräder, wie E-Bikes oder Pedelecs, bieten sich zur Subvention an. Neben Sonderangeboten für den Kauf eines Fahrrads können auch andere Anreizsysteme, wie eine zusätzliche Vergütung für gesundheitsfördernde Maßnahmen, die Mitarbeiter zu einer nachhaltigeren Fortbewegungsmöglichkeit ermutigen. Carsharing ist eine weitere Möglichkeit. Greift ein Unternehmen oder Mitarbeiter auf Carsharing-Fahrzeuge zurück, hat dies gleich zwei Vorteile:

  • Die finanzielle Belastung für beide Seiten ist wesentlich geringer, wie bei einem eigenen Fahrzeug (Anschaffung, laufende Kosten etc.).
  • Steht nicht regelmäßig ein Fahrzeug zur Verfügung, greifen Mitarbeiter auf alternative Fortbewegungsmöglichkeiten zurück und schonen damit gleichzeitig die Umwelt.

Durch die wachsenden Anforderungen an Nachhaltigkeit und umweltbewusstes Verhalten muss sich auch das Fuhrparkmanagement einem Wandel unterziehen, denn immer mehr Unternehmen setzen im Rahmen Ihres Unternehmensleitbildes auf eine nachhaltige Unternehmensführung.

4 Lösungen für flexible Mobilität der Mitarbeiter

Eine der Kernaufgaben im Fuhrparkmanagement ist seit jeher das Management der Mitarbeitermobilität. Bei stetig wachsendem Angebot flexibler Mobilitätslösungen stellt sich die Frage, welche Modelle es derzeit im Markt gibt. Wir haben eine Übersicht über verschiedene Modelle erstellt, die insbesondere Mitarbeitern ohne fest zugeordneten Dienstwagen eine flexible Mobilität ermöglichen.

4 Lösungen für flexible Mobilität der Mitarbeiter

Autoschlüssel
30 Jahre Carsharing - Interview mit Uwe Latsch

Ein Auto nur dann zu nutzen, wenn es wirklich gebraucht wird, es dann irgendwo im Stadtgebiet wieder abzustellen und so mit anderen zu teilen: Was nach einer modernen, umweltfreundlichen Idee klingt, gibt es bereits viel länger als einige vielleicht denken. Denn Carsharing ist keine Erfindung des 21. Jahrhunderts, sondern feierte bereits seinen 30. Geburtstag. Heutzutage nutzen über 2 Millionen Menschen Carsharing, doch angefangen hat alles ganz klein. Um dem Ursprung des Carsharings und seiner, vor allem auch technischen, Entwicklung auf den Grund zu gehen, haben wir den vielleicht wichtigsten Vorreiter auf dem Gebiet zum Gespräch gebeten: Uwe Latsch ist CTO bei der INVERS GmbH und gilt mit seinen Entwicklungen als Mitbegründer des Carsharings.

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Auto öffnen mit Schlüssel
E-Scooter als Ergänzung zum Dienstwagen: Das müssen Unternehmen beachten

Kundenbesuche oder Kurierfahrten mit dem E-Scooter erledigen? Was für manche Arbeitgeber interessant klingt, birgt auch Risiken. Wie sinnvoll ist der Einsatz von E-Scootern im Unternehmen und welche gesetzlichen Vorgaben gibt es?

E-Scooter als Ergänzung zum Dienstwagen: Das müssen Unternehmen beachten

Autos auf Parkplatz
Mobilitätsbudget statt Dienstwagen: Flexibilität vor Statussymbol

Ein eigener Dienstwagen ist für viele Mitarbeiter ein beliebter Bestandteil des Gehalts. Wird ein Dienstfahrzeug vom Unternehmen angeboten, schlagen Mitarbeiter dieses nur selten aus. Doch es gibt durchaus gute Gründe, Dienstautos zu reduzieren oder ganz darauf zu verzichten und auf ein Mobilitätsbudget zu setzen. Wir erklären, was genau darunter zu verstehen ist und wie eine Umsetzung im Fuhrparkmanagement aussehen kann.

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Spielzeugauto und Geldbeutel mit 50 Euro Schein

Versicherungen

Versicherungen sind auch im Fuhrpark besonders wichtig, denn nicht nur die Fahrzeuge müssen abgesichert werden, auch der Fuhrparkleiter sollte sich über einen umfangreichen Versicherungsschutz informieren, denn gerade bei Verstößen gegen die Halterhaftung kann es für Fuhrparkverantwortliche schnell teuer werden. Mit der Delegation der Halterverantwortung von der Geschäftsführung an einen Verantwortlichen im Fuhrpark gehen die Halterpflichten auf diesen über. Hierzu zählen neben der Führerscheinkontrolle von Dienstwagenfahrern auch die regelmäßig durchzuführende Fahrerunterweisung nach UVV sowie die jährliche Überprüfung der Fahrzeuge nach den Vorgaben der deutschen gesetzlichen Unfallversicherung.

Um das Haftungsrisiko für Fuhrparkverantwortliche zu minimieren, bietet sich oftmals der Abschluss einer speziell auf Fuhrparkverantwortliche ausgerichtete Rechtsschutzversicherung an. Neben dieser Versicherung ist auch die Versicherung der Fahrzeuge selbst besonders wichtig. Im Gegensatz zu Privat-Kraftfahrzeugversicherungen bieten speziell konzipierte Flottenversicherungen Gesamtpakete für Fuhrparks. Diese sind, je nach Versicherungsgesellschaft, für Fuhrparks ab einer bestimmten Größe abschließbar. Die Flottenversicherung beinhaltet hier die Kfz-Haftpflichtversicherung sowie eine Teil- oder Vollkaskoversicherung für das Fahrzeug. Manche Versicherungsgesellschaften setzen dabei auf das Thema „Telematik“, um das Fahrverhalten der Fahrer zu messen. Auf Basis dieser Daten wird anschließend ein Rabatt für die Kfz-Versicherung ermittelt. So kann der Dienstwagenfahrer durch eine angepasste Fahrweise nicht nur das Unfallrisiko senken, sondern gleichzeitig auch zu Kosteneinsparungen bei Versicherungskosten beitragen.

Eine weitere wichtige Versicherung im Fuhrparkmanagement ist die gesetzliche Unfallversicherung. Die Berufsgenossenschaften und Unfallkassen als Träger der deutschen gesetzlichen Unfallversicherung haben für die einzelnen Branchen Unfallverhütungsvorschriften (UVV) aufgestellt, die dem Schutz der Arbeitnehmer und der Prävention von Gesundheitsschäden dienen. Auch für den Fuhrpark gibt es hier Regelungen, die besonders zu beachten sind, wie die DGUV Vorschrift 70 Fahrzeuge.

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Die gesetzliche Unfallversicherung
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Flottenversicherung - Wesentlicher Bestandteil der Fuhrparkabsicherung
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Die Rechtsschutzversicherung für Fuhrparkmanager
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Grüne Versicherungskarte: Länder, Kosten, Ablauf & Versicherung
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Schaden-Kosten-Quote: Auswirkungen auf das Fuhrparkmanagement

Führerscheinkontrolle

Die Führerscheinkontrolle im Fuhrpark zählt zu einer der Hauptpflichten des Fuhrparkmanagers, denn bei regelmäßiger und ordnungsgemäßer Durchführung können Haftungsrisiken minimiert werden. Überlässt ein Unternehmen seinen Mitarbeitern Dienstfahrzeuge, muss dieses regelmäßig überprüfen, dass die Fahrer im Besitz eines Führerscheins sind. Häufige Ursachen für den Entzug des Führerscheins sind beispielsweise Geschwindigkeitsüberschreitungen. Hier kann es auch schon einmal zu einem längeren Fahrverbot kommen. Fährt der Dienstwagenfahrer dann trotzdem mit seinem Dienstfahrzeug, haftet der Fuhrparkverantwortliche oder das Unternehmen bei Schäden.

Manuelle Kontrolle

Die manuelle Führerscheinkontrolle mit Formularen, Excel-Listen und Outlook-Terminwiedervorlagen ist ein erster Schritt zur Senkung der Halterrisiken. Im Rahmen der Erstkontrolle werden die Führerscheindaten des Fahrers erfasst. Diese dienen bei anschließenden Folgekontrollen dem Abgleich der dokumentierten Daten mit dem vorgelegten Original-Führerschein. Für kleine Fuhrparks mit wenigen Fahrern ist diese Vorgehensweise vielleicht noch überschaubar. Steigt die Anzahl der Dienstwagenfahrer, kann man bei dieser Art der Kontrolle jedoch schnell den Überblick verlieren.

Die manuelle Führerscheinkontrolle zusammengefasst:

  • Dokumentation der Führerscheindaten bei Erstkontrolle
  • Verwaltung der Wiedervorlagetermine für Folgekontrollen
  • Terminierung von Folgekontrollterminen
  • Durchführung der Kontrolle durch Fuhrparkmanagement und Fahrer
  • Dokumentation und Archivierung der Kontrolle
  • Erneute Wiedervorlage zur nächsten Folgekontrolle
Elektronische Kontrolle

Eine andere Möglichkeit der Führerscheinkontrolle sind elektronische Kontrollsysteme. Diese bieten mithilfe von auf dem Führerschein angebrachten Identifikationsmedien oder App-Lösungen die Möglichkeit, die Führerscheinkontrolle jederzeit durchführen zu können. Bei der Auswahl des Anbieters ist jedoch darauf zu achten, dass die Systeme rechtssicher sind und Möglichkeiten zur Manipulation ausschließen. Durch elektronische Führerscheinkontrollen werden Prozesse im Fuhrpark effizienter gestaltet und es bleibt mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben im Fuhrparkmanagement.

Person hält Führerschein mit LapID Siegel vor Prüfstation

Die elektronische Führerscheinkontrolle zusammengefasst:

  • Anlage der Fahrer im Kontrollsystem
  • Auswahl des Kontrollintervalls

 

Die Durchführung der Kontrolle selbst sowie die Dokumentation und Terminierung zur nächsten Führerscheinkontrolle werden durch das zugrundeliegende System durchgeführt. Ein Eingreifen des Fuhrparkmanagements in diesen automatisierten Prozess ist erst notwendig, wenn der Kontrollaufforderung nicht nachgekommen wird.

Bei der Wahl des Anbieters ist jedoch Vorsicht geboten, denn nicht jedes System ist gleichermaßen zur Kontrolle geeignet. In unserem Methodenvergleich finden Sie eine Übersicht der gängigsten Methoden am Markt, sowohl für Identifikationsmedien auf dem Führerschein selbst, als auch für die Kontrolle via Smartphone App.

 

Wettbewerbsvergleich

Wie häufig sollte eine Führerscheinkontrolle im Fuhrpark erfolgen?

Der Halter beziehungsweise der halterverantwortliche Fuhrparkmitarbeiter muss im eigenen Interesse vorbeugend eine Führerscheinkontrolle durchführen. So vermeidet er die aus § 21 Abs.1 Nr.2, Abs.2 Nr.1, Abs.2 Nr.3 StVG folgende strafrechtliche Halterhaftung wegen Zulassen des Fahrens ohne Fahrerlaubnis. Dabei muss er grundsätzlich vor der Überlassung seines Kraftfahrzeugs an einen Mitarbeiter prüfen, ob dieser im Besitz der erforderlichen Fahrerlaubnis ist. Er muss sich die zuverlässige Kenntnis verschaffen, dass der Dienstwagennutzer eine für den Betrieb des überlassenen Fahrzeugs ausreichende und unbeschränkte Fahrerlaubnis hat (siehe: Warum muss eine Führerscheinkontrolle im Fuhrpark erfolgen?).

Wie häufig sollte eine Führerscheinkontrolle im Fuhrpark erfolgen?

Führerscheinkontrolle mit LapID Driver App
Tipps zur Führerscheinkontrolle im Fuhrpark

Die elektronische Führerscheinkontrolle ist ein wesentlicher Bestandteil des Flottenmanagements. Denn jedes Unternehmen, das seinen Mitarbeitern Dienstfahrzeuge zur Verfügung stellt, muss nach § 21 Abs.1 Nr.2, Abs.2 Nr.1, Abs.2 Nr.3 StVG regelmäßig die Führerscheine der Mitarbeiter kontrollieren. Wir fassen alles Wichtige zur Führerscheinkontrolle im Fuhrpark zusammen.

Tipps zur Führerscheinkontrolle im Fuhrpark

Webinare Führerscheinkontrolle

Strafzettelmanagement

Bei der Bereitstellung von Dienstwagen für Mitarbeiter müssen Fuhrparkverantwortliche auch manchmal mit einem Strafzettel oder einem Anhörungsbogen rechnen. Diese können schon aufgrund kleiner Verstöße im Fuhrparkmanagement für viel Arbeit sorgen.

Vergehen wie Falschparken, überhöhte Geschwindigkeiten, fehlende Sicherheitsausrüstung im Fahrzeug oder falsche Ladungssicherung sind nur ein paar Punkte, die mit einem Strafzettel oder einer Verwarnung geahndet werden. Mithilfe der regelmäßigen Durchführung von Führerscheinkontrollen, Fahrerunterweisung und Fahrzeugprüfung nach UVV können Strafzettel vermieden werden.

Das Strafzettelmanagement ist somit fester Bestandteil des Fuhrparkmanagements. Um diese im Fuhrpark richtig zu verwalten, gibt es verschiedene Möglichkeiten – doch nicht jede Methode ist gleich sinnvoll. In unserem Beitrag zum Strafzettelmanagement haben wir die verschiedenen Methoden gegenübergestellt. Seitens des Unternehmens ist es immer wichtig, an der Aufklärung mitzuwirken. Dies impliziert unter anderem die Weitergabe des Strafzettels oder Anhörungsbogens an den betroffenen Dienstwagenfahrer. Weigert sich das Fuhrparkmanagement bei der Aufklärung des Verkehrsverstoßes mitzuwirken, kann im schlimmsten Fall die Fahrtenbuchauflage eine Konsequenz sein.

Auto fährt schnell auf Landstraße
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Tipps zum Umgang mit Ordnungswidrigkeiten im Fuhrpark
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Strafzettelmanagement im Fuhrpark
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Falschparken: Mit welchen Kosten Sie rechnen müssen

Tankkartenmanagement

Mit dem stetigen Anstieg der Kraftstoffpreise in den letzten Jahren hat auch das Tankkartenmanagement an Bedeutung gewonnen. Neben den Anschaffungskosten und weiteren laufenden Kosten für ein Dienstfahrzeug ist der Kraftstoffverbrauch ein hoher Kostenverursacher. Tank- und Servicekarten, wie die Shell Card oder DKV Card, bieten daher viele Vorteile für Fuhrparkverantwortliche. Über solche Tankkarten lassen sich direkt alle relevanten Kraftstoffdaten zu einem Dienstfahrzeug zuordnen. Aber nicht nur durch den Kraftstoffverbrauch entstehen Kosten, sondern auch bei der Verwaltung der Tankrechnungen können ungeahnt Kapazitäten im Fuhrparkmanagement gebunden werden.

Stellt ein Unternehmen Dienstwagen zur Verfügung, wird über die Car Policy und den Dienstwagenüberlassungsvertrag geregelt, wer die Kraftstoffkosten zu tragen hat. Diese Kosten übernimmt in der Regel der Arbeitgeber, gleichzeitig ist das Fuhrparkmanagement mit der Betreuung der Abrechnungen von Kraftstoffrechnungen beauftragt. Setzt ein Unternehmen noch nicht auf Tankkarten, reichen Dienstwagenfahrer in der Regel alle Kraftstoffrechnungen als Belege ein. Diese müssen durch das Fuhrparkmanagement geprüft und an die Buchhaltung zur Rückerstattung an den Fahrer weitergegeben werden. Reicht ein Dienstwagenfahrer eine Rechnung beispielweise zu spät ein, kann die Erstattung erst in einem nächsten Rechnungslauf erfolgen und der Fahrer muss solange auf die Begleichung der Kosten warten.

Tankkarten bieten hier den großen Vorteil, dass die Abrechnung direkt zwischen Tankstellenbetreiber und Unternehmen, welches die Tankkarte bezieht, erfolgt. Hierdurch entstehen für den Fahrer bei der Abrechnung von Kraftstoffrechnungen keine zusätzlichen Aufwände. Durch das System des Tankkartenanbieters können die Rechnungen dem Dienstwagen direkt zugeordnet werden. Hierdurch hat das Fuhrparkmanagement einen gesamtheitlichen Überblick über den insgesamten Kraftstoffverbrauch des Fuhrparks und kann Ableitungen für die zukünftige Beschaffung von Dienstwagen treffen. Zusätzlich bieten Tankkarten die Möglichkeit weitere Zusatzfunktionen zu integrieren. So lassen sich beispielsweise Führerscheinkontrollsysteme direkt in Tankkartenverwaltungssysteme integrieren.

Welche Folgen hat Tankkartenmissbrauch für den Fuhrpark?

Eine zum Firmenfahrzeug gehörige Tankkarte die bargeldlose Betankung auf Rechnung des Arbeitgebers ermöglichen. Je nach Leistungsumfang des Tankkartenanbieters können dabei auch andere wie auch nicht fahrzeugbezogene Serviceleistungen ohne Barzahlung in Anspruch genommen werden. Für den Arbeitgeber führt die Verwendung von Tankkarten neben einer deutlichen Arbeitserleichterung zur Reduzierung von Barausgaben und zum Ersatz komplizierter Spesenabrechnungen.

Welche Folgen hat Tankkartenmissbrauch?

Tankkarten
euroShell Tankkarte und LapID - Zwei starke Partner für den Fuhrpark (Interview)

Die Servicefunktion von LapID über die Shell Card unterstützt Fuhrparkbetreiber dabei, der Führerscheinkontrollpflicht einfach nachzukommen. Hierfür stehen die LapID Prüfstationen bei allen teilnehmenden Shell Stationen zur Verfügung und bilden bundesweit ein flächendeckendes Netz. Neben der Führerscheinkontrolle profitieren Kunden mit der Shell Card auch von allen weiteren Leistungen der Tankkarte. Die wichtigsten Fragen zur Shell Card und den Services werden in diesem Interview beantwortet.

euroShell und LapID – zwei starke Partner für den Fuhrpark

Falsch getankt: Was zu tun ist, Kosten, Versicherung & Ausland

In stressigen Situationen kann es schnell passieren, dass man die Zapfhähne an der Tankstelle verwechselt und beispielsweise Benzin statt Diesel tankt. Auch bei unbekannten Fahrzeugen, wie einem Leihwagen, oder eben auch dem Firmenfahrzeug kann es leicht zur Falschbetankung kommen. Wir erklären, was zu tun ist, wenn Sie falsch getankt haben und welche Kosten Sie erwarten. Außerdem beantworten wir, ob die Versicherung für eine Falschbetankung aufkommt und was zu tun ist, wenn Sie im Ausland den falschen Kraftstoff tanken.

Falsch getankt: Was zu tun ist, Kosten, Versicherung & Ausland

Günstig tanken: Dos und don'ts beim Tanken und weitere Tipps

Die Tankstelle ist ein Ort für sich – das wird sogar in der Straßenverkehrsordnung berücksichtigt. Ist man mit dem Auto unterwegs, stellt man sich vielleicht die Frage, was beim Befahren und dem Aufenthalt an der Tankstelle überhaupt zu beachten ist. Neben den Dos and Don’ts an Tankstellen haben wir auch den ein oder anderen nützlichen Tipp untergebracht.

Günstig tanken: Dos und don’ts beim Tanken und weitere Tipps

Auto tanken
DKV Card: Elektronische Führerscheinkontrolle mit dem DKV

DKV Euro Service ist der Marktführer für die bargeldlose Unterwegsversorgung des Transportgewerbes auf Europas Straßen. Mit der Tank- und Servicekarte DKV CARD und ergänzenden Dienstleistungen bietet das Unternehmen seinen Kunden eine auf deren Tagesgeschäft abgestimmte Produktpalette zur Optimierung und Steuerung gewerblicher Fuhrparks. Dieses Portfolio erweitert LapID um die Möglichkeit der elektronischen Führerscheinkontrolle. Fragen zu den Vorteilen der DKV CARD und die elektronische Führerscheinkontrolle über DKV beantwortet Claudia Krisch, Head of Product Management Vehicle Services, im Interview.

DKV Card: Elektronische Führerscheinkontrolle mit dem DKV

DKV Logo

Fahrerunterweisung nach UVV

Neben der Führerscheinkontrolle ist auch die Fahrerunterweisung nach UVV ein wichtiger Bestandteil des Fuhrparkmanagements und fällt unter die Halterverantwortung. Zur Einhaltung der Arbeitssicherheit und des Arbeitsschutzes haben die Berufsgenossenschaften Unfallverhütungsmaßnahmen erlassen, die der Prävention von Gesundheitsgefahren dienen. Überlässt ein Unternehmen nun Dienstfahrzeuge an seine Mitarbeiter, muss das Unternehmen sicherstellen, dass diese im Umfang mit diesem Arbeitsmittel unterwiesen sind. Diese Unterweisung muss bei Übergabe des Arbeitsmittels (hier: des Fahrzeugs), erfolgen und regelmäßig, mindestens jährlich, und bei Bedarf wiederholt werden.

Im Rahmen der Fahrerunterweisung nach UVV werden verschiedenste Dinge, wie z. B. das Thema Ladungssicherung, erläutert. Mit diesen Inhalten sollten Unfallrisiken minimiert und die Fahrer für sicheres Verhalten im Straßenverkehr sensibilisiert werden. In der Regel werden diese Unterweisungen im Rahmen von Präsenzveranstaltungen durchgeführt, aber auch vor dem Fuhrparkmanagement macht die Digitalisierung nicht halt. Eine Möglichkeit die Vorzüge der Digitalisierung zu nutzen ist der Einsatz von E-Learning-Systemen zur Fahrerunterweisung. Hiervon profitieren direkt beide Seiten – Fuhrparkmanagement und Dienstwagenfahrer.

Vorteile für das Fuhrparkmanagement:

  • Terminierung der Unterweisung erfolgt über das E-Learning-System
  • Keine Erstellung von Unterlagen notwendig (in der Regel systemseitig vorhanden)
  • Dokumentation erfolgt über das E-Learning-System

 

Das Fuhrparkmanagement muss beim Einsatz von E-Learning-Systemen lediglich alle Fahrer im System anlegen. Ein Eingreifen ist nur notwendig, wenn neue Fahrer hinzukommen oder Fahrer die Unterweisung nicht durchgeführt haben. Diese Vorgehensweise spart wichtige Kapazitäten im Fuhrparkmanagement und reduziert langfristig die Kosten.

Vorteile für den Dienstwagenfahrer:

  • Die Unterweisung kann jederzeit über den PC durchgeführt werden
  • Es gibt keine langen Anreisewege zur Präsenzveranstaltung (insbesondere bei dezentralen Fuhrparks)
  • Unterweisungen sind von kürzerer Dauer wie Präsenzveranstaltungen

 

Dienstwagenfahrer können die Unterweisung deutlich flexibler durchführen, denn diese ist ortsunabhängig an jedem PC durchführbar.

Besprechung zwischen Mann und Frau
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Übersicht zur Fahrerunterweisung nach UVV
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